Các quy ước về việc gởi yêu cầu



1. Phải "theo" yêu cầu cho tới khi thỏa mãn câu trả lời hoặc cách xử lý của đội ngũ hỗ trợ

Trường hợp quý khách chưa thỏa mãn về câu trả lời, chưa thỏa mãn cách xử lý của đội ngũ hỗ trợ (Ví dụ: chậm xử lý, câu trả lời chưa rõ ràng, vẫn chưa đáp ứng...), quý khách vui lòng không tạo chủ đề mới mà hãy tiếp tục gởi câu hỏi vào chủ đề này cho đến khi yêu cầu được xử lý hoàn chỉnh.

2. Tự động "đóng" yêu cầu

Khi một yêu cầu đã được đội ngũ hỗ trợ trả lời, đã được xử lý hoặc có đề nghị quý khách làm rõ thêm... nghĩa là đang chờ quý khách phản hồi. Nếu quý khách không có phản hồi nào trong vòng 5 ngày thì chủ đề này tự động "đóng". Yêu cầu này xem như đã được xử lý hoàn tất, đã đáp ứng yêu cầu của quý khách.

3. Sốt ruột muốn biết tình hình xử lý yêu cầu

Ngay khi quý khách gởi yêu cầu, người quản trị sẽ tiến hành phân công xử lý ngay. Chuyên viên được phân công xử lý sẽ liên hệ với quý khách để làm rõ yêu cầu (nếu cần).
Vài trường hợp quý khách sốt ruột, muốn biết tình hình xử lý, nên đã trực tiếp liên hệ với chuyên viên phụ trách để hối thúc. Những trường hợp này chỉ làm tăng áp lực lên người phụ trách, mà người quản trị không biết và không thể theo dõi, nhắc nhỡ được.

Kết luận:

Quý khách muốn biết tình hình xử lý yêu cầu, xin tiếp tục gởi câu hỏi, hay lời nhắc vào yêu cầu tương ứng. Người quản trị sẽ chịu trách nhiệm đôn đốc bộ phận hỗ trợ khách hàng.

Cám ơn quý khách.

Thông tin

Đang xử lý...